Organisasi

Pengurusan yang baik bermula dari organisasi yang mantap!

Dalam entri sebelumnya, saya ada kongsikan tentang apa itu pengurusan dan apa fungsi pengurusan, right… Ok, dalam entri kali ini pula, saya ingin berkongsi  tentang pentingnya merancang sesebuah organisasi..

Sebelum itu, kita lihat dulu definisi organisasi….  :)

Organisasi dapat didefinisikan sebagai satu unit sosial yang terdiri daripada manusia yang bekerjasama dan saling bergantung antara satu dengan lain bagi mencapai matlamat individu, kumpulan, dan organisasi. Definisi ini menjelaskan unsur-unsur yang perlu ada di dalam sesebuah organisasi iaitu organisasi ialah sebagai satu unit sosial, penyatuan usaha, dan hubungan antara seorang individu dengan individu yang lain.

Apabila organisasi itu dianggap sebagai unit sosial, ini bermakna ia mempunyai beberapa orang pekerja yang telah diberi peranan tertentu untuk menjalankan sesuatu tugas. Mereka perlu bekerjasama dan berhubung antara satu dengan lain bagi menyiapkan sesuatu tugas itu. Sekiranya mereka ini menjalankan tugas tanpa memerlukan perkhidmatan dan kerjasama daripada pihak lain, sudah tentu tugas yang dijalankan itu tidak dapat disiapkan seperti yang dikehendaki sama ada dari segi masa, kualiti, kuantiti, dan penentuan-penentuan lainnya. 

CIRI-CIRI ORGANISASI

1. Sesebuah organisasi yang telah dibentuk akan melambangkan identitinya yang tersendiri. Misalnya, sebuah universiti seharusnya melambangkan tempat untuk menimba ilmu, sebagai sebuah pusat penyelidikan, dan juga sebagai sebuah institusi yang memberi perkhidmatan dan sumbangan kepada masyarakat sama ada dalam bentuk bimbingan atau khidmat nasihat, dan pengajaran dan pembelajaran lain. Untuk mencerminkan identiti atau nilai-nilai tinggi sebagai sebuah menara gading, universiti hendaklah memainkan peranan yang diharapkan oleh masyarakat kampus khususnya dan masyarakat awam amnya. Dengan demikian fungsi sesebuah universiti itu didapati berbeza dengan organisasi-organisasi lain yang mempunyai objektif tertentu.
2. Di dalam sesebuah organisasi, sama ada organisasi kecil atau besar, ia mempunyai hierarki atau tingkat autoriti. Jika dibandingkan antara kedua-dua organisasi kecil dan besar, sudah tentu ia berbeza dari segi bilangan hierarki (tingkat) aktiviti dan bilangan kakitangan pengurusan pada setiap tingkat. Misalnya, organisasi besar mungkin mempunyai lebih daripada tiga tingkat autoriti dan setiap tingkat autoriti itu akan mempunyai lebih daripada tiga atau empat pegawai yang bertanggung-jawab kepada ketua-ketua mereka yang berada pada peringkat yang lebih tinggi lagi.
3. Di dalam sesebuah organisasi, terdapat pembahagian kerja berdasarkan jenis pekerjaan atau bahagian yang diwujudkan. Pada umumnya, organisasi pembuatan mewujudkan bahagian-bahagian seperti bahagian pengeluaran dan pentadbiran. Di bahagian pentadbiran, terdapat beberapa unit lain seperti personel, pemasaran, dan kewangan. Organisasi yang mempunyai tiga bahagian itu beroperasi secara pembahagian kerja mengikut tanggungjawab yang tertentu. 
4. Bagi menentukan aktiviti organisasi supaya berjalan dengan lebih teratur seperti yang dirancangkan, ia memerlukan sistem pengawasan, penyelarasan dan pengawalan ke atas perjalanan aktiviti. Dengan demikian, di dalam sesebuah organisasi, peraturan, dasar, prosedur, dan sistem hubungan hendaklah dijelaskan kepada kakitangan dengan jelas dan nyata.Keempat-empat ciri yang disebutkan di atas hendaklah wujud di dalam sesebuah organisasi. Penentuan sama ada organisasi itu berkesan, efisien atau tidak, bergantung kepada sejauh mana keempat-empat ciri itu diseleng-garakan, disusun, dan diamalkan.